Das ganz oder teilzeitige Arbeiten im Home-Office ist seit der Corona-Pandemie kaum mehr wegzudenken. Dank digitaler Technologien ist es heutzutage möglich fast von überall und zu jeder Zeit zu arbeiten. Daher ermöglichen auch immer mehr Firmen die Option des Working-From-Home-Ansatzes und fördern somit auch das gegenseitige Vertrauen und die Eigenverantwortung am Arbeitsplatz anstelle von ständiger Kontrolle. Dabei solltest du jedoch beachten, dass sich keine Verhaltensmuster und Angewohnheiten einschleichen, welche deine Arbeitsproduktivität verringern oder deine Work-Life-Balance beeinträchtigen könnten.

1. Kein dedizierter Arbeitsplatz

Beantwortest du am liebsten deine E-Mails auf dem Sofa oder im Bett? Oder stapeln sich bei dir die Dokumente und der Laptop auf dem Küchentisch? Dann klingeln hier bereits die ersten Alarmglocken. Um effizient und produktiv zu Hause arbeiten zu können, darf es nicht zu einem ständigen Verlegen des Arbeitsplatzes kommen. Ein fester Ort nur für die Arbeit, an welchem du in aufrechter Körperposition sitzen und alle Unterlagen, Stifte und Papiere in griffnähe haben kannst (und nicht in einen «Relax-Modus» verfällst), sollte eingerichtet werden. Sollte dieser Platz das Sofa sein, so kann dir ein Laptoptisch die nötige Arbeitsfläche bieten, damit du in aufrechter Position deinen To-Do’s nachgehen kannst.

Wer nicht die Möglichkeit eines eigenen Arbeitszimmers hat, dem dient auch bereits eine Ecke mit Schreibtisch und guten Lichtverhältnissen (wenn möglich natürliches Licht). Es sollte darauf geachtet werden, dass der Arbeitsbereich vom restlichen Raum abgetrennt wird.  Mit Pflanzen, einem Bücherregal oder einer Trennwand lässt sich der Bürotisch im Wohn- oder Schlafzimmer gut von den übrigen Freizeit-Räumlichkeiten abtrennen.

Der Arbeitsort in der Wohnung sollte speziell für arbeitsbezogene Aktivitäten genutzt werden. Eine klare Trennung zwischen Arbeits- und Wohnbereich hilft Berufs- und Privatleben voneinander abzugrenzen und Burnouts zu reduzieren. Darüber hinaus neigen wir auch dazu Aufgaben zu vermischen, wenn Wohn- und Arbeitsbereich eng beieinander liegen. Aber beispielsweise auf dem Sofa E-Mails zu beantworten und gleichzeitig noch die Wäsche zu waschen, führt dazu, dass am Ende keine der Aufgaben wirklich erledigt ist. Nach Feierabend solltest du dir daher angewöhnen die Türe zu deinem Büro zu schliessen (ob metaphorisch oder physisch), selbst wenn dein «Büro» nur um die Ecke hinter einem Paravent liegt.

2. Keine geregelten Arbeitszeiten

Im Home-Office kommt schnell das Gefühl auf, dass alles zu jeder Zeit gemacht werden kann. Deine privaten To-Do-Listen verteilst du über den Tag: Wann wird eingekauft, wann geputzt, wann werden Telefonate geführt und zwischendrin wird dann noch gearbeitet. Dies ist ein grosser Fehler, wenn es um das Arbeiten zu Hause geht. Trotz flexibler Arbeitszeiten musst du deinen Tag strukturieren und planen, indem du klare Tagesziele setzt, welche es zu erreichen gilt. Wer nicht nach Plan arbeitet, wird schnell ineffizient und hat am Ende des Tages alles angefangen, aber nichts wirklich erledigt. Dies ist frustrierend und unbefriedigend. Denn es gibt immer einen Grund, warum zuerst das eine oder andere erledigt werden sollte. Sich aber an selbst gesetzte, geregelte Dienstzeiten und eine geschäftliche To-Do-Liste zu halten, bringt eine klare Struktur in den Tag, hilft längere Konzentrationsphasen zu generieren, lässt dich produktiv den Tätigkeiten nachgehen und zeigt dir stets auf, was du bereits erledigt hast oder wo du allenfalls in Verzug bist. Sich an Tagesaufgaben zu orientieren ist daher unerlässlich im Home-Office.

Auch zu Hause solltest du Pausen einplanen und nicht die Mittagspause für Haushaltstätigkeiten benutzen. Kurze Arbeitsunterbrüche dienen dazu deinen Kopf durchzulüften und dich zu entspannen, damit nach der Pause wieder motiviert und voller Tatendrang weitergearbeitet werden kann. Daher gönne dir diese kurzen Auszeiten zum Erholen. Auch hier gilt es zu beachten, dass diese Pausen in deinen Arbeitstag eingeplant und zeitlich begrenzt sein sollten. 

3. Keine Büroergonomie

Die Ergonomie im Büro und gerade auch am Arbeitsplatz zu Hause sollte nicht vernachlässigt werden, da sich dies sonst auf die Produktivität als auch auf die Gesundheit auswirken kann. Aber worauf sollte denn in einem Home-Office geachtet werden? Beispielsweise das der Monitor korrekt eingestellt ist, der Bürostuhl auch bei längerem Sitzen noch bequem ist und der Schreibtischhöhe auf deine Statur angepasst wird.

Weitere Informationen zur Ergonomie können in unserem Blog «4 Tipps zur Ergonomie im Home-Office» gelesen werden.

Der ergonomische Arbeitsplatz sollte also all deinen individuellen Bedürfnissen gerecht werden. Mit einem entsprechend ausgestatteten und höhenverstellbarem Schreibtisch und Stuhl bist du bereits auf einem guten Weg dorthin. Wer im Wohnzimmer keinen Bürostuhl sehen will, für den gibt es gute Neuigkeiten. Heutzutage gibt es bereits diverse Hersteller, welche eine Bürovariante im normalen Stuhlprogramm anbieten, damit sich diese besser in die übrige Einrichtung einfügen lässt. Mit dem entsprechenden Zubehör lässt sich das Ganze noch weiter optimieren. Um den Bildschirm auf Augenhöhe zu haben, kannst du in einen Laptop Ständer oder eine Monitorerhöhung investieren. Dies bring nicht nur den Bildschirm auf dir richtige Höhe, sondern bietet auch zusätzlichen Stauraum für einen aufgeräumten Schreibtisch. Um Arbeitsprozesse effizient zu halten und nicht Zeit beim Suchen zu verlieren, können funktionale Büroschalen für Kleinstgegenstände eingesetzt werden. So hast du auch wichtigen Notizen, Büroklammern oder ein Ladekabel stets mit einem Handgriff einsatzbereit. Übrigens können Kabel und Leitungen ganz einfach mit einem Untertisch-Organizer ordentlich aufbewahrt werden, so dass sie nicht zur Stolperfalle werden.

4. Keine Organisation

Viele Denken beim Home-Office gleich an die erhöhe Flexibilität und die kreative Freiheit bei der Gestaltung des Arbeitstages. Das stimmt. Aber sie kann auch ein Hindernis bedeuten, für diejenigen, welche sich die Unabhängigkeit und organisiertes Arbeiten weniger gewohnt sind. Die Folge davon? Ein Chaos entsteht, die Produktivität wird verringert, der Stresslevel erhöht sich, Fristgerechte Arbeitsabgabe wir erschwert und es kann sich negativ auf die Motivation sowie das Selbstwertgefühl auswirken.

Daher ist es wichtig, dass du eine gewisse Grundordnung aufrecht erhältst, um produktiv von zu Hause aus arbeiten zu können. D.h. alle wichtigen Arbeitsutensilien sollten strukturiert und organisiert erreichbar sein (z.B. in Büroschalen von SIMPLY THE DESK). Alles andere verschwindet vom Schreibtisch. Im Home-Office ist ein aufgeräumter Arbeitsplatz umso wichtiger, um die Produktivität gewährleisten zu können, weil im privaten Umfeld oft eine klare Arbeitsplatzabgrenzung schwer zu realisieren ist.

Genau wie die Büroergonomie, sollte auch die Arbeitsorganisation auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Worauf solltest du beim Erstellen deines Zeitplans achten?

• To-Do-Liste erstellen: Schreibe alle zu erledigenden Aufgaben mit ihrem Arbeitsaufwand auf und plane sie entsprechend in den Tag ein. So weisst du genau, wann welche Aufgabe erledigt werden muss.
• Prioritäten setzen: Lege fest, welche Ziele und Tätigkeiten du pro Tag, Woche und Monat erreicht haben musst oder willst und plane dies so entsprechend ein.
• Aufschieben von Tätigkeiten: Warte nicht auf mögliche Inspiration, um gewisse Arbeiten zu erledigen. Plane sie dann ein, wenn du am produktivsten bist.
• Pausen: Plane auch Pausenzeiten und Treffen mit Arbeitskollegen ein

5. Zu starke Isolation

Allein im Home-Office zu Arbeiten ist für die einen ein Segen für die anderen ein Fluch. Ohne Pausengespräche und Kollegenkontakt sowie ohne Lärm des Grossraumbüros kannst du dich vollständig auf die Arbeit konzentrieren. Dabei solltest du aber berücksichtigen, dass du dich nicht komplett isolierst, weil sich dies ebenfalls negativ auf deine Arbeit auswirken kann. Ein regelmässiger Austausch mit den Teammitgliedern durch Meetings, Konferenzen und Abstimmungsprozesse hilft neue Perspektiven zu gewinnen und Kenntnisse zu erweitern. Um Prozesse am Laufen zu halten und fehlerfreies Arbeiten zu gewährleisten, sind solche Momente des Austauschs besonders wichtig. V.a. dann, wenn Personen im Team an Teilschritten arbeiten und es am Schluss auf das Gesamtergebnis ankommt. Solche reibungslosen Abläufe sind bei zu starker Isolation im Home-Office nicht mehr möglich. Und etliche E-Mail diesbezüglich zu versenden ist nicht nur aufwändig, sondern auch ineffizient. Daher lieber entsprechende Meetings einplanen, und dann effizient mit einer klaren Zielsetzung und einem strukturierten Ablauf durchführen.

Solche Meetings können in der heutigen, digitalen Welt auch via Video-Call stattfinden, da hierbei der Austausch ebenfalls gewährleistet ist. Für virtuelle Sitzungen gibt es heutzutage diverse Programme, und je nach Art der Konferenz (sei es für interaktive Workshops, frontaler Unterricht etc.), kann die passende Applikation dazu eingesetzt werden.

6. Zu starke Ablenkung

Sich im Home-Office ablenken zu lassen ist schnell passiert und lässt die Produktivität rasant in den Keller wandern. Wer sich also schnell von Unterhaltungsmedien (Smartphone, TV etc.) oder Haushaltsaufgaben (Wäsche waschen, Geschirrspüler einräumen etc.) ablenken lässt, der hat am Ende des Tages plötzlich zu wenig Zeit, um die wesentlichen Arbeiten zu erledigen. Achte daher darauf, dass du solche Ablenkungsquellen während den Arbeitszeiten eliminierst (indem du z.B. dein Büro in einem separaten Zimmer einrichtest oder deinen Arbeitsbereich durch eine Trennwand von der restlichen Wohnung abgrenzt) und dir diese entweder für deine Pausen oder nach der Arbeit einplanst. Sind sie einmal geplant, gehen sie auch nicht vergessen und du hast den Kopf frei, um dich auf deine geschäftlichen To-Do’s zu fokussieren.

Aber auch ein lärmiges Umfeld (wie laute Haushaltsgeräte, spielende Kinder oder streitende Nachbarn) kann rasch zur Ablenkung führen. Dieses zu ignorieren wäre nicht empfehlenswert. Gehe lieber mit einem lärmreduzierenden Kopfhörer dagegen vor, damit du dich auf deine Arbeit fokussieren kannst. Oder wer Musik zum Arbeiten braucht, hat mit einem Kopfhörer ebenfalls das richtige Instrument zur Seite. Damit dieser nicht einfach unordentlich auf dem Schreibtisch liegen bleibt, kannst du ihm mittels Kopfhörerständer einen eigenen Platz zuweisen. So hast du ihn stets griffbereit, wenn du ihn brauchst ohne, dass er dir im Weg ist.

7. Keine Bewegung

Wer täglich zur Arbeit pendelt und von einem Meeting zum anderen läuft, ist stets etwas in Bewegung. Ganz anders sieht dies im Home-Office aus, wo die Kaffeemaschine teilweise fast griffbereit steht und der einzige Gang allenfalls derjenige zum Briefkasten ist. Doch auch zu Hause sollten wir die Bewegung nicht vernachlässigen. Ob stehend Telefongespräche geführt, sofern möglich ein paar Stunden am Stehpult gearbeitet oder über den Mittag eine Runde an der frischen Luft gedreht wird, jegliche Art von Bewegung hat eine positive Wirkung auf deine Konzentration und Leistung. Übrigens, den Laptoptisch kannst du auch gut bei Yoga- und Pilates-Übungen zu Hause nutzen.

8. Keine Arbeitskleidung

So simple es klingen mag, aber wer sich kaum vom Bett aufgestanden gleich im Pyjama und Morgenmantel an den Schreibtisch setzt, bei dem setzt wohl kaum die produktive Arbeitsstimmung ein. Im Büro würden wir auch nicht im Schlafanzug erscheinen. Um also eine effiziente Arbeitsleistung zu erreichen, sollte die Einstellung und Arbeitshaltung auch zu Hause eine ähnliche sein.

Behalte deine übliche Morgenroutine bei (duschen, anziehen, etc.), welche du auch sonst an einem Arbeitstag im Büro verfolgen würdest. Dies erleichtert den Einstieg ins Arbeiten von zu Hause aus und eliminiert auch deine Müdigkeit. Selbstverständlich musst du nicht zwingend den gesamten Anzug zu Hause anziehen, auch andere Kleidungsstücke, in welchen du nicht geschlafen hast, wirken hier Wunder für die Produktivität. Mit anständiger Kleidung bleibt das Gefühl einer Aufgabe gerecht werden zu müssen und bei unangemeldeten Video-Meeting kannst du ohne Hektik mit dabei sein, ohne zuerst ein Outfit zusammenstellen zu müssen. 

Nachdem du diese 8 Fehler im Home-Office gehört hast, steht einer effizienten und produktiven Arbeitsweise von zu Hause aus nichts mehr im Wege. Nutze also die flexiblen Arbeitszeiten, um die Aufgaben dann zu erledigen, wenn deine Aufmerksamkeit am höchsten ist und lege kurze Pausen ein, wenn die Tiefzeiten kommen.